1. Lên lịch hẹn trước
Khi cần gặp gỡ ai đó vì lý do công việc, điều đầu tiên cần làm là liên lạc và lên lịch trước với đối tác, có thể bằng email hoặc điện thoại. Để cuộc gặp đạt được thành công tốt đẹp thì cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước này.
Nếu được thì nên chủ động lên lịch hẹn từ trước buổi gặp ít nhất 1 tuần.
Thông báo trước về mục đích cuộc gặp, thời gian dự kiến và chờ đợi phản hồi chấp thuận từ bên đối tác.
Khi quyết định ngày giờ cho cuộc gặp, cần hỏi trước và ưu tiên ngày giờ phù hợp với điều kiện của đối tác. Nếu trong trường hợp thời gian hẹn gặp của hai bên không khớp nhau thì hãy đưa ra ít nhất 2 phương án thay thế khác trở lên để đối tác có thể lựa chọn.
2. Trước ngày hẹn gặp
Sau khi đã thống nhất địa điểm và thời gian gặp gỡ đối tác, đến ngày hẹn cần lưu ý và chuẩn bị trước những việc sau đây:
Tìm hiểu trước về cách thức và thời gian di chuyển đến địa điểm hẹn trước.
Tìm hiểu trước về doanh nghiệp và đối tác mình sẽ gặp mặt.
Xác nhận bằng mail hoặc điện thoại lại lần cuối với đối tác trước 1 ngày cuộc gặp diễn ra.
Xác nhận đầy đủ giấy tờ và vật dụng cần thiết mang theo.
Chỉnh trang lại vẻ ngoài của bản thân gọn gàng sạch sẽ.
Cần phải đến nơi sớm hơn ít nhất 10 phút.
Tuyệt đối không được đến muộn. Trong trường hợp bất khả kháng mà biết trước sẽ trễ cần liên lạc ngay với đối tác thông báo tình hình, lý do trễ và thời gian đến nơi cũng như đừng quên xin lỗi họ, đồng thời nghe theo chỉ dẫn từ phía đối tác, không được tự ý ra quyết định.
Đọc thêm: Nenkin là gì? Hướng dẫn lấy tiền hoàn thuế Nenkin Nhật Bản
3. Trong ngày hẹn gặp
Khi gặp mặt nhân viên tiếp tân, đừng quên câu đầu tiên khi chào hỏi 「お世話になっております」.
Sau đó tự giới thiệu tên công ty và tên của bản thân 「わたくしは(Tên công ty, tổ chức) の (Tên bản thân) と申します」.
Tiếp theo là trình bày lý do, thời gian và nêu tên cũng như chức vụ, phòng ban của người mình sẽ gặp 「(Thời gian) 時のお約束で (Tên phòng ban) 部の (Tên người mình gặp) 様とお会いすることになっております」để có thể nhận được hướng dẫn từ nhân viên tiếp tân.
Nếu phải đi thang máy thì luôn vào sau cùng và khi ra khỏi thang máy , hãy nói「お先に失礼します」và xuống thang máy trước
Luôn ngồi ở vị trí ngồi thấp hơn (vị trí gần cửa ra vào). Trong trường hợp được chỉ định chỗ ngồi cụ thể thì làm theo hướng dẫn của nhân viên tiếp tân
Để cặp ở dưới đất gần chân
Kiểm tra lại tài liệu và danh thiếp, để ở vị trí dễ lấy ra từ trong cặp để luôn sẵn sang có thể đưa ra khi cần thiết
Khi được đối tác tiễn ra về, đừng quên nói câu 「お見送りはもうここで結構です」,「本日はお世話になりました」và cúi chào lần nữa các thành viên của doanh nghiệp đối tác.
4. Sau khi kết thúc buổi hẹn gặp
Sau những cuộc hẹn gặp quan trọng, bạn nên gửi mail cám ơn và bày tỏ thiện chí hợp tác cho những lần tiếp theo. Như vậy bạn sẽ để lại ấn tượng tốt và nhận được phản hồi tích cực từ đối tác, đem lại lợi ích lâu dài cho bản thân và doanh nghiệp bạn đang làm việc.
Đọc thêm: Thực tập sinh và những điều “KHÔNG NÊN”!